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Agent Accueil Secrétariat au sein du Foyer des Jeunes Travailleurs (h/f)

    Description

    QUI SOMMES-NOUS ?

     

    Le coutançais est un territoire partagé entre terre et mer, qui dévoile au gré des promenades et des visites son patrimoine historique et ses paysages préservés. Idéalement situé entre Rennes, Cherbourg et Caen, Coutances et ses alentours vous offrent un cadre de vie paisible, agrémenté de divers événements tout au long de l’année.

     

    Coutances, c’est aussi une vie économique et culturelle épanouie, partagée entre d’une part un centre-ville riche en patrimoine et ponctué de nombreux commerces de proximité et d’autre part une périphérie accueillant un tissu d’entreprises aux domaines d’activités variés.

     

    Travailler pour notre collectivité, c’est rejoindre une équipe attractive et innovante dont les valeurs, fortement ancrées autour de la transition écologique et solidaire, irriguent l’ensemble des collaborateurs. Avec à cœur le respect de la qualité de vie au travail, l’organisation est tournée autour du nomadisme, du télétravail et propose également du sport sur la pause méridienne. Cultivant une approche intergénérationnelle, les talents, qu’ils soient séniors ou juniors sont les bienvenus.

    Avantages

    - Mutuelle

    Mission

    Sous l’autorité de la directrice du FJT, vos missions principales sont les suivantes :

    Accueil

    -            Assurer l’accueil physique et téléphonique (Prise de notes et messages pour les différents services, faire remonter les informations relatives à la tenue de l’accueil, recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques),

    -            Renseigner, orienter (résidents et public extérieur),

    -            Afficher, diffuser l’information au sein de l’établissement,

    -            Organiser et mettre en valeur les lieux d'accueil et les supports d'information (tableau, écran…).

    Secrétariat

    -            Gérer les courriers et mails adressés à l’établissement,

    -            Organiser le planning de réservations de salles,

    -            Organiser les réservations de repas du self du FJT (résidents, public extérieur),

    -            Procéder à la commande des fournitures,

    -            Gérer l’archivage.

    Suivi technique

    -            Recevoir et notifier les demandes d’interventions techniques au sein du FJT (logiciel ATAL),

    -            Veiller à la mise à jour du registre de sécurité et à l’archivage des différentes maintenances,

    -            Gérer l’organigramme des clés,

    -            Gérer les véhicules de service (passage des clés, planning d’utilisation…),

    -            Gérer les fournitures administratives.

    Suivi administratif

    -            Veiller à la complétude des informations des dossiers des résidents (logiciel SIHAJ et dossier papier),

    -            Réaliser les bilans statistiques (OPHAJ),

    -            Actualiser les modèles de documents utilisés au sein du service,

    -            Suivi des tableaux des effectifs résidents,

    -            Rédaction des courriers et comptes rendus en lien avec la directrice.

    Suivi socio-éducatif

    -            Conseiller, orienter, informer les résidents et leur donner accès à la documentation,

    -            Participer à la mise en œuvre du projet socio-éducatif du FJT et à l’amélioration de la qualité en lien avec l’équipe et la directrice.

    CONDITIONS DU POSTE

    • Poste à temps complet, à pourvoir au 1er avril 2025

    • Travail en soirée suivant les nécessités de service

    • Permis B

    Profil

    DIPLOME REQUIS / EXPERIENCE PROFESSIONNELLE 

    • BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (BTS SP3S) souhaité

    • Expérience souhaitée sur un poste similaire

    COMPETENCES

    Savoirs

    • Connaître l’environnement de la collectivité

    • Maitriser les outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Internet

    Savoir-faire

    • Savoir analyser les situations et accueillir des publics fragilisés

    • Savoir conserver la neutralité et l’objectivité nécessaires face aux différentes situations

    • Savoir gérer les situations d'agressivité

    • Être capable d’analyse et de synthèse

    • Maîtriser les techniques de secrétariat (rédaction de courriers et de documents administratifs…)

    • Maîtriser la grammaire et l’orthographe

    • Avoir une bonne capacité d’organisation et de classement

    • Connaître les techniques de base de la communication

    • Être capable de gérer les priorités, de respecter les délais et de gérer les urgences

    • Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises…)

    Savoir-être

    • Avoir le sens du service public

    • Capacité d'accueil, d'écoute.

    • Être organisé, rigoureux, savoir anticiper

    • Avoir une connaissance du public jeune

    • Avoir une bonne présentation

    • Avoir une bonne élocution et savoir reformuler les demandes

    • Avoir l’esprit d'initiative et être réactif

    • Avoir le sens du travail en équipe (transmission des informations)

    • Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle